Gestione Documentale

Gestione documentale, conservazione sostitutiva, fatturazione elettronica
per aziende edili e società di ingegneria

topdoc - gestione documentale per aziende edili

La Gestione Documentale

Il nostro sistema di gestione documentale, ovvero l’Electronic Document Management System (EDMS), consente di gestireorganizzarecondividere ed archiviare file, catalogandoli ed indicizzandoli. Il nostro sistema documentale può includere opzionalmente anche il Business Process Management System (BPMS), che consente di automatizzare e/o gestire i processi correlati ai dati e ai documenti attraverso il disegno dei flussi e/o il sistema di approvazioni a più livelli. La dematerializzazione dei processi aziendali consente l’ottimizzazione delle modalità di comunicazione e d’interazione e può garantire la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti: dalla loro creazione, all’archiviazione fino alla conservazione a norma.

La gestione elettronica dei documenti consente infatti di:

  • ridurre i volumi di carta stampata rispettando l’ambiente;
  • ridurre gli spazi di archiviazione;
  • ridurre i costi di gestione e snellire i processi interni;
  • rendere inalterabili i documenti(mai più sbiaditi, rovinati o macchiati);
  • rendere riservate le informazioni (l’utente ha la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti legati al suo profilo, parametrizzabile dall’Amministratore di Sistema);
  • rendere disponibili i documenti in qualsiasi luogo tramite una semplice connessione ad internet.
fattura

GESTIONE DOCUMENTALE

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FLESSIBILITÀ

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NORME VIGENTI

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FILE SU EXCEL

Il nostro sistema di gestione documentale grazie ad una interfaccia web semplice, intuitiva, consente la gestione completa di tutti i dati aziendali  da qualsiasi dispositivo, dal desktop aziendale, al tablet fino allo smartphone.

I sistemi di gestione documentale possono essere: multi-azienda, multi-sede, multi-formato e multi-lingua. Interagisce con il sistema informativo esistente TopImpresa/TopImpianti/TopIngegneria dialogando con i database  utilizzati da questi software, divenendo così il fulcro di tutti i processi documentali sia per le aziende di medie e grandi dimensioni, sia per le piccole imprese ed i professionisti. Le aziende possono anche introdurre in modo graduale la soluzione, applicandola dapprima ad una famiglia di documenti, poi ad un processo e poi, via via, ampliarla.

topdoc-gestione documentale e fatturazione elettronica di Italsoft Group

La Conservazione Sostitutiva

La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA n. 11/2004).

La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale che permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

I nostri software di gestione documentale implementano anche la conservazione sostitutiva a norma di legge.

topdoc - fatturazione elettronica

La Fatturazione Elettronica

A partire dal 1 Luglio 2018 per i subappaltatori della Pubblica Amministrazione e a partire dal 1 Gennaio 2019 per tutti i possessori di Partita Iva, la Legge di Bilancio 2018 prevede l’obbligo di soddisfare gli obblighi relativi alla EMISSIONE, TRASMISSIONE E REGISTRAZIONE delle FATTURE ELETTRONICHE TRA PRIVATI e PUBBLICA AMMINISTRAZIONE.

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.

Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.

Fatturazione elettronica XML

La fatturazione elettronica è un sistema che coinvolge diversi attori: il fornitore o il suo intermediario, il Sistema di Interscambio nazionale (SdI) e la Pubblica Amministrazione destinataria della fattura o l’azienda/professionista privato.

Per prima cosa la Pubblica Amministrazione soggetta all’obbligo di fatturazione elettronica deve comunicare al proprio fornitore un codice univoco composto da lettere e numeri detto codice ufficio per la fatturazione elettronica.

Questo codice deve essere riportato nella fattura elettronica insieme a Partita IVA, indirizzo, data del documento e tutti gli altri dati rilevanti ai fini fiscali. Una volta compilata, la fattura deve essere firmata digitalmente dal soggetto emittente. Questo garantisce la PA sull’origine di emissione della fattura elettronica.

Fatturazione elettronica sistema di interscambio

Una volta firmata, la fattura transita dal Sistema di Interscambio, che per legge è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture emesse verso la PA. Il Sistema di Interscambio ha il ruolo di snodo tra gli attori interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.

Dopo accurati controlli, grazie all’indicazione del codice univoco riportato proprio sulla fattura elettronica, il Sistema di Interscambio provvede a inviarla alla Pubblica Amministrazione destinataria che, solo dopo le necessarie verifiche, può quindi procedere al pagamento del proprio fornito.

Analogamente si procede con la fatturazione tra privati.

topdoc per la gestione documentale

ITALSOFT GROUP ha integrato nei propri software TopImpresaWeb, TopImpiantiWeb, TopIngegneriaWeb e TopManutenzioniWeb il nuovo modulo Fatturazione elettronica-Conservazione sostitutiva e te lo propone ad un costo promozionale prima dell’entrata in vigore, con la formula annuale o triennale quotandolo per contenere i costi in relazione al numero di fatture elettroniche emesse + registrate a livello annuale.

Il consulente potrà illustrarti le diverse fasce di prezzo, gli eventuali costi aggiuntivi per registrazioni in più, che ti consentiranno di emettere e registrare le fatture elettroniche in modo perfettamente integrato all’interno del software, con firme digitali e conservazione sostitutiva a norma di legge per 10 anni.

Di seguito riportiamo i vantaggi della soluzione e un elenco di domande frequenti che potranno soddisfare le esigenze del tuo ufficio amministrativo.

Vantaggi della soluzione proposta

Semplificazioni fiscali

Con la Fattura Elettronica delle fatture emesse e ricevute si accede alle semplificazioni fiscali previste dal Dlgs 127/2015: eliminazione adempimenti, spesometro trimestrale , comunicazione “black list”, comunicazione relativa agli acquisti intracomunitari, rimborsi IVA prioritari, riduzione dei termini di accertamento.

Meno costi di gestione

Come previsto dalla legge le fatture vengono conservate legalmente. Disponibili per te o per qualunque controllo fiscale.

Massimizza l’investimento

Il Servizio di ITALSOFT GROUP – Fattura Elettronica gestisce anche la multicanalità: permette la trasmissione sia della fattura in formato elettronico XML (fattura elettronica), che della fattura in PDF (fattura tradizionale) permettendo la gestione sia dei clienti in regime elettronico che in regime tradizionale

A favore dei soggetti che esercitano l’opzione sono i seguenti incentivi fiscali:

  • Abolizione dell’obbligo di comunicazione telematica all’Agenzia delle Entrate dei dati delle fatture emesse e ricevute, comprese le bollette doganali, nonché i dati delle relative variazioni, (denominato ex Spesometro, poiché va a sostituire lo Spesometro) prevista dall’art. 21 del decreto-legge 31 maggio 2010, n. 78, così come modificato dall’art. 4 comma 1 del DL 22 ottobre 2016 n. 193.
  • Poter beneficiare di rimborsi iva (art. 30 del D.P.R. n. 633/72) più veloci e con procedura prioritaria, entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale, anche in assenza dei requisiti di cui al predetto art. 30, secondo comma, lettere a), b), c), d) ed e).
  • Riduzione di due anni dei termini di accertamentoin relazione all’accertamento ai fini dell’IVA, mentre per le imposte dirette è limitata ai soli redditi d’impresa o di lavoro autonomo. La predetta riduzione è vincolata dal dover effettuare e ricevere solo pagamenti elettronici ,ad eccezione della possibilità di impiegare contanti fino a 30 euro.
  • Nuove modalità semplificate per i controlli fiscali che potranno essere effettuati, anche “da remoto”, secondo quanto disposto dal Decreto del MEF del 4 agosto 2016, riducendo così gli adempimenti dei contribuenti, evitando di effettuare verifiche in sede e quindi ostacolare il normale svolgimento dell’attività economica.

100% Sicuro e a norma di legge

Gestiamo per conto tuo tutte le fasi della fatturazione elettronica A secondo la normativa (Decreto 3 aprile 2013 n. 55).

Conserviamo per 10 anni

Come previsto dalla legge le fatture vengono conservate legalmente. Disponibili per te o per qualunque controllo fiscale.

Fattura Elettronica per tutti

Tu devi solo creare la tua fattura che viene firmata in modo automatico. Noi le inviamo attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) e te la conserviamo a norma di legge.

F.A.Q. - Fatture Elettroniche con la Pubblica Amministrazione

Quando posso correggere la fattura elettronica per inviarla nuovamente e quando è necessaria una nota di credito?

Quante volte capita di sbagliare un dato nella compilazione di una fattura? Succede a tutti. Ma è possibile correggere una fattura e inviarla nuovamente senza dover ricorrere alla nota di credito? È possibile inviare nuovamente una fattura dopo averla corretta solo quando il SdI non ha permesso alla fattura di giungere al destinatario (codice IPA errato o campi obbligatori sbagliati) o quando la PA rigetta la fattura entro 15 giorni dalla consegna della stessa. In questi due casi la fattura non viene mandata in conservazione e può essere corretta senza dover modificare il numero o la data. Se vuoi sapere come e quando devi emettere la nota di credito o una nuova fattura, registrati per vedere una demo.

Come inserire la fatturazione elettronica nel sistema qualche giorno dopo averla creata?

Per questioni di tempo può succedere che dopo la creazione la fattura rimanga in sospeso. Niente paura, la fattura elettronica può essere inserita nel sistema qualche giorno dopo averla creata. Tuttavia le tempistiche per l’accettazione o il rifiuto da parte dell’Amministrazione destinataria e i successivi termini di pagamento si basano sulla data di trasmissione del documento. Registrati per saperne di più e per avere informazioni per l’iter da seguire per l’inserimento tardivo della fattura elettronica.

Come creare velocemente una sezione Iva per la fatturazione elettronica?

Per la legge italiana è possibile prevedere diversi sottoinsiemi di fatture (ad esempio quelle elettroniche alla PA e quelle cartacee tra privati), purché ogni sottoinsieme di fatture mantenga una propria numerazione progressiva. Come comportarsi in questo caso? Ciò comporta la necessità di registrare ciascun sottoinsieme di fatture in uno specifico sezionale IVA. Per quanto riguarda la PA i sezionali da definire sono almeno uno ma possono essere di più se l’Utente desidera, ad esempio, distinguere le fatture dalle note di accredito. Il sistema di archiviazione gestisce tali sezionali e garantisce un controllo rigoroso sulle loro numerazioni sequenziali. La numerazione delle fatture per sezionali si effettua di solito aggiungendo un prefisso e/o un suffisso che esprime la denominazione del sezionale stesso. Per avere maggiori informazioni sulla creazione dei sezionali, registrati!

Devo conservare in modo digitale le notifiche inviate dal SdI?

Le notifiche inviate dal Sistema di Interscambio (SdI) sono soggette all’articolo 2220 del Codice Civile in materia di conservazione delle scritture contabili. Quindi questo cosa vuol dire? Sebbene non sia stato espresso esplicitamente l’obbligo, si consiglia di procedere comunque con la conservazione elettronica. Se vuoi saperne di più sul Sistema di Interscambio, registrati.

Quale codice dell’amministrazione devo inserire nella fatturazione elettronica?

Tutti gli Uffici delle amministrazioni dello Stato e degli enti pubblici nazionali che si configurano come soggetti destinatari di fattura elettronica devono essere identificati per mezzo di un codice univoco denominato “Codice Univoco Ufficio” assegnato dall’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Il codice è indispensabile per consentire al Sistema di Interscambio (SdI) di recapitare le fatture elettroniche alle P.A. destinatarie. I codici sono consultabili sull’IPA, www.indicepa.gov.it, che rappresenta l’anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica. Per maggiori informazioni sul Codice Univoco Ufficio, registrati.

Cosa succede se la PA non mi ha comunicato il proprio codice IPA?

La PA ha l’obbligo di comunicare ai propri fornitori il codice IPA dell’ufficio di destinazione, ogni tanto questo non succede, e tu non puoi inviare la tua fattura e di seguito essere pagato. E allora cosa fare? Se la PA non provvede a comunicare il codice IPA al fornitore, quest’ultimo dovrà cercarlo nel portale pubblico opportuno e inserirlo nelle sue fatture. Ci sono dei casi particolari da gestire. Per maggiori informazioni, registrati.

Cosa è il codice IPA?

Il Sistema di Interscambio fa riferimento a questo codice per tutte le funzioni di indirizzamento delle fatture elettroniche agli Enti. Senza non riesci ad inviare la tua fattura alla PA. Il codice IPA è l’anagrafica di riferimento dell’Ente per la fatturazione elettronica. Vuoi saperne di più sul codice IPA? Registrati!

Cosa devo esibire in caso di controlli fiscali sulle fatture elettroniche inviate alla PA?

Oggi più che mai i controlli fiscali sono attuali e all’ordine del giorno. E anche sulle fatture elettroniche si deve conservare la documentazione opportuna. Non averla, in caso di controlli, può essere un vero problema. Con il nostro portale che ti semplifica la vita e ti fa risparmiare quel tempo che scarseggia sempre più. Bastano pochi semplici click nel menu di conservazione del portale per scaricare fatture elettroniche e tutto il tracciato di conservazione. Se vuoi vedere la demo su come scaricare le fatture da esibire in caso di controllo fiscale, registrati.

Quali informazioni devo inserire nella Fattura Elettronica?

Creare una fattura elettronica non è sempre facile. Ci sono informazioni che se omesse blocca l’invio e il recapito della fattura al destinatario. Il contenuto informativo della Fattura Elettronica prevede una serie di informazioni precise da riportare obbligatoriamente in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente; in aggiunta a queste, il formato prevede l’indicazione obbligatoria di informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio. A tal proposito abbiamo messo a disposizione un fac simile per aiutarti a compilare in maniera veloce e corretta la tua fattura. Se vuoi saperne di più registrati per ricevere il fac simile della fattura elettronica compilata correttamente in tutte le sue parti.

Quando posso evitare la creazione di una sezione IVA?

Quando un gestionale per la creazione e la trasmissione delle fatture elettroniche non è intuitivo e di facile utilizzo ti può mettere in difficoltà nello svolgere il tuo lavoro. E allora come evitare di creare un altro sezionale IVA? La predisposizione di un sezionale IVA non è necessario nel caso si decida di conservare tutte le fatture attive (sia quelle alla PA sia quelle ai privati) presso un unico conservatore. Vuoi saperne di più, registrati!

Posso inserire velocemente allegati? Quali dimensioni? Quali estensioni?

Alle volte si ha la necessità di accompagnare le fatture con degli allegati. Quali video, immagini, screenshot, report, ecc. Questo è un vero problema se non si ha la possibilità di farlo ma ne hai la necessità. Con il portale fornito è possibile inserire qualsiasi tipo di allegato. Vuoi sapere come e diali dimensioni ed estensioni, registrati.

Come numerare le fatture cartacee e le fatture elettroniche? Devo creare dei sezionali diversi?

Cosa fare se si conserva sia in modalità tradizionale che in forma elettronica? Come numero le fatture? E i sezionali? Un vero problema! Non ti allarmare! E’ possibile conservare le fatture tra aziende in modalità tradizionale e conservare digitalmente le sole fatture elettroniche osservando qualche accorgimento. Siamo qui per darti una mano. Registrati e ti daremo tutto il supporto necessario.

Posso scaricare velocemente le fatture elettroniche in formato xml già pronte?

Il Sistema di Interscambio non accetta qualsiasi formato. E questo può creare non pochi problemi in quanto la fattura viene scartata e non la si riesce a far arrivare al destinatario. Con il portale di creazione ed invio delle fatture di 2C Solution è possibile caricare fatture xml già pronte ed è possibile crearle direttamente dal portale. Per saperne di più, registrati.

Quali sono le deleghe previste dal servizio di fatturazione elettronica?

Per gestire la trasmissione e la conservazione delle fatture elettroniche occorrono delle deleghe. Lo sapevi? E allora cosa fare? Abbiamo 2 semplici step per fornirti il servizio di trasmissione e conservazione. Se vuoi saperne di più sulla documentazione richiesta, registrati.

Come posso inserire velocemente allegati in una fatturazione elettronica?

Spesso e volentieri ci troviamo nella situazione in cui abbiamo la necessità di allegare e inviare altri file oltre alla fattura. Il portale di fatturazione elettronica fornito ti consente di inserire qualsiasi tipo di allegato. Vuoi sapere come fare e qual è la dimensione massima per fattura? Registrati e avrai tutte le informazioni necessarie per risolvere il tuo problema.

Quali sono le notifiche inviate da SdI ai fornitori della PA che hanno inviato fatture elettroniche?

Una problematica comune a tutti è che non sappiamo mai se la fattura è arrivata al destinatario. I fornitori che hanno inviato delle fatture alla PA potranno ricevere 5 tipologie di notifiche. Notifica di scarto nel caso di fattura non corretta rilevata in seguito a controlli formali. Questa notifica sta a segnalare che il file inviato non è formalmente corretto e che la PA non lo riceve. Ricevuta di consegna alla PA destinataria nel caso di esito di consegna positivo. Notifica di mancata consegna alla PA in caso di esito negativo. In questo caso il SdI proverà a riconsegnare la fattura per un periodo prestabilito. attestazione di avvenuta trasmissione della fattura al SdI con impossibilità di recapito inviata nel caso in cui non si riesca a recapitare la fattura nel periodo stabilito pari a 10 giorni (come definito nella Circolare del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 31 marzo 2014, n.1) Registrati per saperne di più.

Come posso inserire in alcuni step la marca da bollo virtuale in una fattura elettronica?

Per l’invio di alcune fatture è richiesta la marca da bollo virtuale. E allora come fare? Il portale ti consente di gestire la marca da bollo virtuale. Registrati per saperne di più e vedere la demo informativa.

Come posso modificare velocemente una fattura elettronica?

Si sa, sbagliare è umano e solo chi non lavora non sbaglia ad inserire un dato. Utilizzando il portale di creazione ed invio delle fatture elettroniche, puoi modificare le fatture non ancora inviate o riemettere quelle scartate dal Sistema di Interscambio. Se vuoi sapere come modificare le fatture errate dal menu di gestione delle fatture, registrati.

Come posso verificare se le mie fatture elettroniche verso la PA sono state inviate a destinazione?

Non ricevere una risposta di avvenuta ricezione da parte della PA può essere un problema e creare non poche ansie. Utilizzando il nostro portale questo problema non sussiste in quanto, inviando le fatture con il portale di trasmissione, i fornitori che avranno inviato le fatture alla PA riceveranno le notifiche di avvenuta ricezione o scarto dal Sistema di Interscambio. Se anche tu vuoi non avere più l’ansia della mancata risposta, registrati per avere maggiori informazioni sull’utilizzo del nostro portale.

Come posso creare una fattura elettronica e inviarla alla PA?

Dal 2013 è obbligatoria la fattura elettronica verso la pubblica amministrazione, questo significa che tutti i soggetti che emettono fatture a comuni, enti statali, amministrazioni devono creare ed inviare le fatture, non più in formato cartaceo, ma elettronico. Per poter creare una fattura elettronica e inviare fattura elettronica alla PA bisogna utilizzare un servizio di creazione e invio elettronico della fattura. Per attivare questo servizio basta registrarsi in questo sito inserendo le proprie informazioni. Se hai la necessita di avere maggiori informazioni sulla fatturazione elettronica, vuoi scaricare una demo dell’applicazione. Devi semplicemente registrarti nella pagina di registrazione.

F.A.Q. - Fatture Elettroniche tra privati

Come ridurre il costo relativo alla conservazione a norma di fatture elettroniche e dei documenti collegati?

Mediante un servizio di conservazione ed esibizione a norma conforme alle nuove Regole tecniche sulla conservazione digitale.

Come ridurre il costo del processo relativo alla firma del certificato qualificato grazie alla Fattura elettronica tra privati?

Mediante l’apposizione della firma qualificata in automatico sulle fatture elettroniche emesse verso i clienti.

Come ridurre i tempi di generazione e controllo delle fatture elettroniche tra privati?

Mediante il monitoraggio del flusso attivo e passivo dalla generazione al caricamento delle fatture elettroniche e la gestione automatica degli esiti del Sistema di Interscambio.

Come ridurre il rischio di mancato incasso grazie alla Fatturazione elettronica tra privati?

Mediante la possibilità di allegare alla fattura elettronica emessa altri documenti richiesti dal destinatario per facilitare la comprensione della stessa, come ad esempio: stato avanzamento lavori, contratto, ordine, report.

Come accedere alle semplificazioni previste dal D.Lgs. 127/2015 con la fatturazione elettronica tra privati?

Con il formato elettronico sia delle fatture emesse che ricevute, si eliminano molti adempimenti, tra cui : spesometro trimestrale , comunicazione “black list”, comunicazione relativa agli acquisti intracomunitari, rimborsi IVA prioritari, riduzione dei termini di accertamento, ecc…

Come ridurre i costi di data entry grazie alla Fattura elettronica tra privati?

Mediante l’utilizzo del sistema di fatturazione elettronica per le fatture ricevute si riducono i costi del data entry e della registrazione contabile della stessa fattura, poiché possono essere eseguite con modalità automatiche

Come accedere a tutte le opportunità dell’invio multicanale della Fattura elettronica tra privati?

A partire dal tracciato dati strutturato si gestisce l’invio ai diversi canali gestiti (trasmissione elettronica, e-mail, PEC, posta ordinaria)

Come ridurre i tempi di gestione grazie alla Fattura Elettronica tra privati?

INVIO (Lato Attivo) Mediante l’acquisizione di un solo formato si invia ai clienti:

  • Fatture elettroniche verso soggetti partita iva
  • Fatture tradizionali PDF verso soggetti partita iva non in regime elettronico
  • Fatture elettroniche verso PAPredisposizione e/o invio del file “XML Dati-Fatture” da inviare alla Agenzia delle Entrate riguardante le fatture attive non elettroniche (quindi non transitate per il SdI (Sistema di Interscambio)).   RICEZIONE (Lato Passivo) Mediante l’acquisizione di un solo formato si riceve dai fornitori e si rilascia verso l’azienda:
  1. Fatture elettroniche da soggetti partita ivaPredisposizione e/o invio del file “XML Dati-Fatture” da inviare alla Agenzia delle Entrate riguardante le fatture passive non elettroniche (quindi non transitate per il SdI (Sistema di Interscambio)).

Compatibile con i sistemi:

apple
iOS
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WINDOWS